úterý 11. prosince 2012

Google Disk

Nedávno jsem sepsal návod pro kolegy, jak používat Google Disk. Třeba se bude hodit i někomu dalšímu.

Google Disk
anglicky Google Drive
dříve Google Dokumenty

  1. Využití Google Disku jako úložiště souborů.
    1. Prakticky jde o nahrazení USB flash disků. Již není třeba mít neustále u sebe “flešku”, která se může rozbít, ztratit nebo zavirovat. Nyní si stačí pamatovat své přihlašovací údaje a mít připojení k internetu. Jde o internetové úložiště v “cloudu”. Proč?
      1. Bezpečnost
        1. Bezpečnost vašich domácích PC, školní sítě i dalších zařízení.
      2. Pohotovost
        1. Vaše data jsou neustále k dispozici. A to nejenom z PC, ale lze využít i příslušných aplikací pro mobilní telefony a tablety.
      3. Mnoho dalších funkcí
        1. Pro naše účely se jedná hlavně o možnost sdílení s spolupráce.
    2. Postup
      1. PŘIHLÁŠENÍ: Přihlásíme se do svého školního Google účtu. Použijte webový prohlížeč Google Chrome, který je nejvíce kompatibilní s Google Apps.
      2. ZÁKLADNÍ ORIENTACE v prostředí Google Disk
        1. Černá horní lišta slouží pro přepínání do jiných Google aplikací, např. email, kalendář atd. Aplikace se většinou otevře v nové záložce internetového prohlížeče a práce s ní nevyžaduje další přihlašování.
        2. Světle šedé horizontální pole se nachází pod černou horní lištou a obsahuje logo (v našem případě logo Podřipské školy), vyhledávácí pole, které lze použít pro rychlejší nalezení hledaného dokumentu (souboru) a informace o přihlášeném uživateli.
        3. Níže se dále nachází horizontální menu, kde jsou umístěny ikony nástrojů. Ve výchozím stavu je napravo od “Disk” jen jedna šedá ikonka složky s plus, která slouží pro vytvoření pro vytvoření nové složky. Úplně napravo jsou další ikony, jichž se nyní nebudeme všímat. Horizontální menu se změní po zakliknutí (kliknutí do malého čtverečku) dokumentu - souboru, pokud jej již máme nahrán nebo vytvořen.
        4. Pod názvem “Disk” nalezneme levé menu. To začíná důležitou oranžovou ikonou. Dvě třetiny ikony zabírá “VYTVOŘIT”, zbytek je malá ikonka se šipkou směřující nahoru. Právě tato ikonka je, pro použití Google Disku jako webového úložiště, stěžejní.
        5. Pod touto oranžovou ikonou se nacházejí další odkazy, které mohou mimo jiné obsahovat vaše složky apod.
        6. Poslední důležitou součástí pracovní plochy Google Disk je rozsáhlá oblast, kde se zobrazují všechny složky, soubory a dokumenty, které jsou umístěny v Google Disk.
          1. Ve výchozím stavu je tato oblast prázdná, protože uživatel ještě nic nevytvořil.
      3. NAHRÁNÍ SOUBORU Z POČÍTAČE do Google Disku
        1. Pro nahrání souboru klikněme na ikonku se šipkou směřující nahoru.
        2. Zobrazí se menší okno, kde vybereme “Soubory...”.
        3. Otevře se okno průzkumníku, které použijeme pro nalezení požadovaného souboru. Po dvojitém kliknutí nebo označení a kliknutí na “Otevřít” dojde k nahrání souboru.
          1. Lze vybrat i více souborů najednou a nahrát je v jedné akci.
        4. Nahrání souboru je indikováno v nově se otevřivším okně v levém dolním rohu.
          1. Ihned můžeme např. sdílet soubor, zkontrolovat využití kapacity nebo nastavit proces nahrávání.
          2. Pokud nahráváte (téměř jakékoli) dokumenty vytvořené např. v Microsoft Office (.doc, .xls, .ppt), tak si musíte uvědomit, zda chcete, aby se nahrávané dokumenty převedly do formátu Google. V tomto případě ale hrozí to, že se úprava dokumentu změní do nežádoucí podoby.
          3. Tento návod slouží k popsání cesty, jak použít Google Disk namísto “flešky”. Proto je nežádoucí, aby se nahrávané dokumenty převáděly a je nutné si toto v nastavení ohlídat.
            1. První možností je ihned po nahrání dokumentu v okně v levém dolním rohu, kde se objeví odkaz “Nastavení”. V tomto nastavení lze požadovat, aby se Google při každém nahrávání zeptal - “Potvrdit nastavení před každým nahráváním”.
            2. Podobně lze tuto funkci nastavit pomocí šedé ikony s ozubeným kolem v pravé části horizontálního menu. Opět vyberte “Nastavení nahrávání”.
      4. STAŽENÍ SOUBORU DO POČÍTAČE
        1. Máme-li již nějaký soubor nahrán v našem Google Disku, tak nastane situace, že jej budeme muset použít, případně upravit, v prostředí počítače. Typickým příkladem je nahrání dokumentu z MS Word, který následně potřebujeme dále upravovat (např. na jiném PC než jsme jej původně nahráli nebo vytvořili). Opět to jde několika způsoby.
        2. Klikněte na malý čtvereček vedle nahraného souboru. Poté se v horním horizontálním menu zobrazí ikona “Více”. Klikněte na tuto ikonu, rozbalí se nabídka. Zvolte “Stáhnout”, otevře se běžné okno, kde jsou možnosti v jakém programu soubor otevřít nebo uložit. Poté se souborem můžete pracovat v prostředí PC.
        3. Po ukončení práce se souborem a jeho uložení můžete opět soubor nahrát do Google Disku. Postupujte dle výše uvedeného návodu.
  2. Vytvoření dokumentu v Google Disk a jeho další upravování
    1. Google Disk byl spuštěn v roce 2012 na základech Google Dokumentů. Jak původní název napovídá, tak i nadále můžete v aplikaci vytvářet dokumenty v několika základních formátech, aniž byste museli mít nainstalovány příslušné, většinou placené, aplikace. Můžete si vytvořit textový dokument, prezentaci, tabulku, nákres a formulář.
      1. Vytvořené dokumenty si můžete stáhnout - uložit v různých formátech. Jde o běžné formáty a typy dokumentů - MS Office, Open Office, pdf atd.
      2. Musíte mít ale na paměti, že může dojít k mírným problémům s formátování dokumentu.
    2. JAK DOKUMENT VYTVOŘIT? Nacházíme se v základním prostředí aplikace Google Disku. V levém menu se nachází oranžová ikona “Vytvořit”. Po kliknutí se rozbalí nabídka. Vyberte “Dokument”.
    3. ZÁKLADNÍ ÚPRAVY TEXTOVÉHO DOKUMENTU
      1. Dokument se otevře v nové záložce webového prohlížeče. Vzhled pracovního prostředí je podobný zjednodušené formě běžných textových editorů (Word, Open Office).
      2. Vlevo nahoře je po otevření název “Dokument bez názvu”. Je vhodné, aby jste jej ihned přejmenovali. To učiníte kliknutím na tento nápis nebo přes horizontální menu, kde je položka “Soubor” - “Přejmenovat”.
      3. Nyní vytvářejte a upravujte textový dokument podobně tak, jako jste zvyklí z jiných textových editorů.
    4. SDÍLENÍ A SPOLUPRÁCE
      1. Jednou z největších avizovaných výhod používání Google Aplikací ve vzdělávání je funkce sdílení a společná práce na jednom dokumentu. Jak na to?
      2. Opět lze popsat několik způsobů. První je použití modrého “tlačítka” s malým visacím zámkem “Sdílet” umístěný v pravé části horního menu.
      3. Klikněme. Objeví se menší okno, kde se budeme všímat hlavně pole “Přidat uživatele”. Klikněme do “Zadejte jména...”. Zde napište nebo vyberte z kontaktů emailové kontakty. Vedle textového pole je “Může upravovat”, což indikuje, že zvolený uživatel(é) mohou dokument upravovat. Další možnosti jsou “Může přidávat komentáře” a “Může prohlížet”. Ty se opět objeví po kliknutí na “Může upravovat”. Po nastavení všech zásadních atributů klikněte na zelený obdélník “Sdílet a uložit”, poté na “Hotovo”.
      4. Pokud zvolíte “Může upravovat”, tak přizvaní spolupracovníci mohou v reálném čase pracovat na jednom dokumentu a všichni ihned vidí prováděné změny.
    5. STÁHNUTÍ DOKUMENTU
      1. V případě, že budete muset vytvořený dokument stáhnout jako běžný soubor, tak nejlepším způsobem je jej stáhnout do počítače. Postup je následující:  “Soubor” - “Stáhnout jako” - vyberte požadovaný formát a soubor stáhněte běžným způsobem.
    6. TISK DOKUMENTU
      1. Při použití webového prohlížeče Google Chrome je postup následující: “Soubor” - “Vytisknout”.
    7. UKLÁDÁNÍ DOKUMENTU
      1. Další užitečnou vlastností vytváření dokumentů v Google Apps je fakt, že se dokument průběžně v určitém časovém intervalu sám ukládá. Stav uložení se objevuje nalevo od horizontálního menu vedle “Nápověda”.

1 komentář: